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Registro de los Manuales Administrativos y Específicos de Operación de la Administración Pública CDMX

El registro de los Manuales Administrativos y Específicos de Operación es el proceso que todos los Órganos de la Administración Pública y los Órganos Administrativos de la CDMX, respectivamente, deben realizar para dar cumplimiento a los artículos 18 y 19 del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal.

El proceso consiste en que cada Dependencia, Órgano Desconcentrado, Entidad y Órgano Político-Administrativo, así como todo cuerpo colegiado de la CDMX, elabore e integre, con el acompañamiento de la Coordinación General, los manuales referentes a su organización, integración, funcionamiento, procesos y procedimientos que realizan en ejercicio de sus atribuciones, con la finalidad de contar con los instrumentos jurídico-administrativos que orienten su actuación.


¿Para qué sirve?

El registro de Manuales Administrativos y Específicos de Operación formaliza las obligaciones de los Órganos de la Administración Pública y los Órganos Administrativos de la CDMX que deben realizar para dar cumplimiento a los artículos 18 y 19 del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal.


Procedimiento

El procedimiento específico inicia con una solicitud formal por parte de la persona titular de un Órgano de la Administración Pública (Manuales Administrativos) o de la persona que preside el cuerpo colegiado (Manuales Específicos), donde se solicita el inicio del proceso de registro de sus manuales.

Una vez recibida la solicitud, se atraviesa por las siguientes fases:

Formalización

En esta fase el Enlace de cada Órgano de la Administración Pública o quien presida el Órgano Administrativo de que se trate envían su proyecto de Manual mediante oficio signado con firma autógrafa, a efecto de iniciar su revisión por parte de la Coordinación General.

Revisión

La Coordinación General llevará dos revisiones (forma y fondo) mediante un análisis integral de sus elementos y de los criterios para su elaboración e integración. En caso de que del análisis integral no deriven observaciones procederá directamente a la dictaminación.

Dictaminación

La Coordinación General emitirá el Dictamen de Procedencia de los Manuales Administrativos y los Específicos de Operación cuando determine que se han cumplido con todas las formalidades y requisitos, elementos de contenido y criterios de conformación de los Manuales Administrativos y los Específicos de Operación, a efecto de continuar con el proceso para la obtención del registro; o bien, emitirá el Dictamen de Improcedencia cuando se determine el incumplimiento de los mismos.

Registro

Los titulares de los Órganos de la Administración Pública deberán solicitar a la Coordinación General, el registro del Manual Administrativo previamente dictaminado, mediante oficio acompañado de dos originales debidamente firmados y su archivo digital en formato Word, y en el caso de los Manuales Específicos de Operación, la persona servidora pública que presida el Órgano Administrativo, realizará la solicitud.

La metodología a utilizar permite identificar la estructura del Manual Administrativo y el orden de sus elementos, identificar el marco jurídico de actuación de aplicación general y específica de los Órganos de la Administración Pública, y sus atribuciones y facilita la identificación de los procesos institucionales.

La principal cualidad de esta metodología es que fortalece el enfoque de procesos en la Administración Pública, en apego a la gestión pública basada en resultados y al marco de las atribuciones legales de cada Órgano. Al asentar esta metodología en los manuales se pretende que las personas servidoras públicas y la ciudadanía, conozcan de forma clara el objeto y el desempeño de cada Órgano.

Por ello los formatos y herramientas de apoyo a utilizar son:

Manuales Administrativos

Formatos:

Los que se indiquen por las y los consultores de Arquitectura Organizacional y a través del SIDEO.

Herramientas de apoyo:


Manuales Específicos de Operación

Formatos:

Plantillas estandarizadas de manuales específicos de operación de cuerpos colegiados en materia de:


Plantilla general (que sirve de referencia para los demás cuerpos colegiados de los Órganos de la Administración Pública)


Fundamentos Legales

De acuerdo con el artículo 18 del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, cada Órgano de la Administración Pública debe elaborar y aprobar, por conducto de su titular, el Manual Administrativo en estricto apego a la estructura orgánica dictaminada vigente, los cuales deberán remitirse a la Oficialía Mayor para su revisión, dictamen y registro. Únicamente podrá existir un Manual Administrativo vigente por Órgano.

A su vez el artículo 19 del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal dispone que todo Órgano Administrativo colegiado o unitario -como las comisiones, comités, institutos y cualquier otro- deberán elaborar, a través de las personas servidoras públicas que los presiden, sus Manuales Específicos de Operación, que contengan su integración, atribuciones, funciones y procedimientos, mismos que deberán remitirse a la Oficialía Mayor para su revisión, dictamen y registro. Deberá haber un Manual Específico de Operación por cada Órgano Administrativo.

Por su parte la Oficialía Mayor, a través de la Coordinación General de Modernización Administrativa, cuenta con las atribuciones conferidas en el artículo 33 de la Ley Orgánica de la Administración Pública de la Ciudad de México fracciones I y II, y 101 BIS del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal para establecer los criterios normativos y administrativos, técnicos y metodológicos, requisitos y herramientas de trabajo, que permitan revisar, dictaminar y, en su caso, registrar los manuales referidos.

De forma específica, el registro de los Manuales está regulado por los Lineamientos Generales para el Registro de Manuales Administrativos y Específicos de Operación de la Administración Pública de la Ciudad de México, y la metodología está contenida en la Guía Técnica y Metodológica para la integración y elaboración de los mismos, por lo que el proceso a realizar requiere atender estas disposiciones.

De conformidad con el Lineamiento Vigésimo Tercero, de los Lineamientos Generales para el Registro de los Manuales Administrativos y Específicos de Operación de la Administración Pública de la Ciudad de México, dispone que los Manuales tienen una vigencia de dos años a partir de su registro, por lo que todo Órgano deberá realizar los procesos de registro necesarios para mantener estos instrumentos vigentes. Asimismo, a pesar de que se cuente con manuales vigentes, deberán realizar la actualización de sus manuales en los supuestos:

  1. Creación, modificación o cancelación de normas jurídicas o disposiciones administrativas que incidan en sus funciones, atribuciones o procedimientos;
  2. Asignación de nuevas funciones y responsabilidades;
  3. Inclusión, actualización o eliminación de procedimientos derivados de la dinámica organizacional;
  4. Aplicación de medidas que impliquen mejora de la gestión pública y que impacten en funciones, atribuciones o procedimientos;
  5. Emisión de recomendaciones u observaciones de la Auditoría Superior de la Ciudad de México, del Órgano de Control Interno o de la Contraloría General, o de cualquier otra instancia o persona moral legalmente facultada para ello;
  6. Errores u omisiones imputables a los Órganos de la Administración y a los Órganos Administrativos en los Manuales que hayan obtenido el Registro;
  7. Que hayan transcurrido 2 años a partir del Registro del Manual respectivo.

El sustento metodológico de los manuales es el mismo que el de las Estructuras Orgánicas, por lo que existen herramientas y contenidos de los manuales que derivan de los Dictámenes de Estructura Orgánica y las herramientas técnicas y metodológicas para su emisión, como son:

  • El apego a Derecho y la gestión pública por resultados: procesos sustantivos
  • El modelo de modernización administrativa
  • La gestión por procesos
  • La gestión a través de competencias profesionales

Responsable


Plataforma Tecnológica

Durante el proceso de registro, cada Órgano es asesorado y acompañado por un/a Consultor/a de Arquitectura Organizacional para realizar los trabajos a través del SIDEO, que es la herramienta tecnológica que contiene este proceso.

En casos muy específicos los manuales pueden ser registrados por la vía ordinaria, para lo cual es necesario contar con la asesoría de un/a Consultor/a de Arquitectura Organizacional y cumplir con los requisitos, formalidades y procedimientos que se establecen en los Lineamientos Generales para el Registro de los Manuales Administrativos y Específicos de Operación de la Administración